C’est partie pour le premier article de ma nouvelle catégorie « WORKING GIRL » ! Après avoir du gérer un petit piratage de mon blog, la sortie du site de mon agence de conseil en image (www.officedestyle.fr), et tant d’autres choses, je prends enfin le temps de vous donner mes astuces d’organisation.

Vous le savez sûrement, je suis entrepreneuse depuis quelques mois maintenant ! Et qui dit chef d’entreprise, dit prendre de nouvelles habitudes de vie et donc une nouvelle organisation.

J’ai toujours été organisée au travail mais dans ma vie perso, un peu moins je dirais… ^^ Et maintenant que ma vie pro et perso ne font qu’un, j’ai dû revoir toute mon organisation !

Que l’on soit entrepreneur, salarié, mère au foyer ou en recherche d’emploi, on a tous besoin d’un minimum d’organisation pour gérer toutes les tâches qui nous incombent ! Je vais donc vous expliquer toutes mes techniques d’organisation afin de, je l’espère, vous aider à vous aussi, gérer votre vie d’une main de maitre !

1-POURQUOI S’ORGANISER

On va déjà évoquer le pourquoi du comment comme on dit ! Qui n’a jamais oublié d’acheter un cadeau d’anniversaire, de répondre à des mails, d’envoyer un courrier ou encore oublier de faire les courses ? Je pense que l’on est tous passé à coté de quelques choses à un moment ou à un autre, n’est-ce pas ? Alors je vais vous présenter les raisons qui font (pour moi) que j’adore m’organiser, et ce que ça m’apporte au quotidien.

Gagner du temps 

L’organisation est pour moi un gain de temps énorme ! Un gain de temps et d’énergie aussi ! Car une fois que l’on a trouvé ses méthodes d’organisation, tout paraît plus fluide et plus simple. Imaginez que vous n’ayez plus besoin de réfléchir pendant des heures à ce que vous voulez faire, comment le faire, quand le faire, etc… Ce temps passé à réfléchir devient un temps où vous pouvez agir, car vous êtes organisé.

Limiter le stress

Une autre vertu de l’organisation pour moi est le soulagement moral. Alléger son cerveau de ces 10 milles choses à penser et à faire, c’est gagné en sérénité et limiter le stress, qu’il soit conscient ou inconscient.

Gagner en productivité

L’organisation nous permet d’être plus efficace et donc de pouvoir faire plus de choses dans une même journée. Finit les temps morts où l’on traine chez soi en se demandant par quoi commencer, ou l’on est face à son ordinateur, errant avec sa souris sur le bureau, se laissant envahir par toutes les tâches que l’on a à faire, sans pour autant avancer d’une bonne manière.

2- COMMENT ETRE ORGANISÉ

Etre une personne organisée est donné à tout le monde. C’est quelque chose qui s’apprend, et qui s’entretient . Tout le monde peut le faire, à condition de s’investir un minimum et de trouver les méthodes qui conviennent à son train de vie. Je vais vous donner les méthodes et les astuces que j’utilise et que j’ai appris en travaillant en entreprise et chez moi, en lisant ou en regardant des vidéos. J’ai pioché un peu partout pour trouver une organisation qui me convienne. Mais mon organisation est en perpétuelle évolution, elle n’est jamais figée. Elle évolue en fonction des nouvelles tâches que j’ai à accomplir. Et tant mieux ! (cela évite la monotonie).

LA LISTE HEBDOMADAIRE

La première chose que je vous invite à faire pour être organisé est de faire une liste de toutes les tâches quotidiennes que vous avez à faire.

Vous pouvez faire plusieurs listes : une pour le travail, une pour la maison, pour les enfants, etc. Lister vraiment toutes les tâches de tous les domaines de votre vie. Je parle bien des tâches quotidiennes, celle que vous faites et refaites sans arrêt.

Une fois que vous avez vos listes, vous avez déjà une vision claire des choses à accomplir toutes les semaines. On va ensuite pouvoir les intégrer dans un planning hebdomadaire.

LE PLANNING

Je vous invite ensuite à placer toutes ces tâches dans sur un planning hebdomadaire. Ce planning n’a pas de dates mais c’est simplement un modèle type de votre semaine.

Pour les salariés, notez-y d’abord vos horaires de travail si ils sont fixes. Vous voyez ensuite les plages horaires libres dans lesquelles vous allez pouvoir insérer vos autres tâches : ménage, courses, sport des enfants, activités sportives, etc.

Quand on travaille de chez soi comme moi, les horaires fixes n’existent pas. Vous pouvez alors définir vos propres horaires de travail de manière plus globale.

Si je prend mon exemple, voici ce que ça donne, j’ai défini des missions globales pour chaque journées.

Lundi : journée home office

le matin organisation de la semaine / mails / compta / création des stories office de style

vers 12H30 déjeuner avec mon chéri, 14H/ 16h yoga et fin de journée en fonction de ce que j’ai a faire.

Mardi : journée rdv + shooting

Mercredi : off + shooting (mon chéri est en repos alors c’est notre journée)

Jeudi : journée rdv

Vendredi : Home office / rdv

Samedi : Home office (journée consacrée à mon blog)

GÉRER SES RDV 

Comme vous pouvez le voir, mes journée ont des thèmes : rdv, home office, etc. J’avais pour habitude, avant, de prendre 1 rdv par jour, histoire de les étaler, et je me suis vite rendue compte de la perte de temps : entre le temps pour y aller, le temps du rdv puis le temps de rentrer, cela ne me laissait que très peu de temps pour continuer à travailler quand je rentrais.

Sous les conseils d’une copine, j’ai alors décidé de regrouper mes rdv sur deux jours : le mardi et le jeudi. J’évite de prendre des rendez-vous les autres jours, sauf si vraiment je n’ai pas le choix. Mais ce qui est sûr, c’est que je ne bloque aucun rdv le lundi. Le lundi est la journée la plus importante de ma semaine, car c’est justement là où je prend le temps de m’organiser. Je privilégie aussi mes rendez-vous le matin, si je peux avoir le premier horaire de rdv je le prend, comme ça, cela me laisse du temps pour faire autre chose après. J’essaye aussi de regrouper mes rendez-vous par secteur, encore une manière de gagner du temps !

LA LISTE DU SOIR 

Une chose que je fais tout le temps et que j’adore faire : FAIRE DES LISTES ! (ma maman me surnomme d’ailleurs madame liste ^^). Je fais des listes pour tout et tout le temps ! Dès que je pense à quelque chose que je dois faire je l’écris sur une grande to do liste, qui me sert de pense-bête. Je répartis ensuite ces tâches dans ma semaine au fur et à mesure, selon leur importance, leur faisabilité etc.

Et la liste du soir, c’est quoi ?

Tous les soirs avant d’aller me coucher, je prend une feuille et je note la date du lendemain. J’inscris ensuite toutes les choses à accomplir, dans l’ordre avec des horaires. Cela me permet de timer toute ma journée et de ne plus y penser en m’endormant. Je fais mon plan de journée et je me couche l’esprit serein. Quand je me lève, je sais déjà ce que j’ai à faire et je ne perds pas de temps.

Pour résumer, voici ce que vous pouvez faire :

• Faire une liste par domaine, de toutes les choses que vous avez à faire quotidiennement
• Reporter ces tâches dans un planning hebdomadaire type
• Faire une TO DO liste sur une seule feuille où vous ajoutez au fur et à mesure les tâches à faire en plus. 
• Faire le programme la veille au soir de votre journée du lendemain en y insérant vos tâches fixes et les tâches de votre TO DO, noter des horaires précis.

3- MES OUTILS POUR M’ORGANISER

J’utilise plusieurs types de supports qui m’aident énormément dans ma gestion quotidienne. Ceci vont du support numérique au support papier.

L’AGENDA 

Comment être organisé sans un agenda?? Honnêtement, je ne sais pas ! L’agenda est pour moi l’outil indispensable dans la gestion de mon quotidien. Je ne peux pas faire sans, et j’en ai même plusieurs ^^.

J’ai eu tester plusieurs types d’agendas:

• Le bullet journal : J’utilisais ce type d’agenda l’année dernière, il me satisfaisait car je n’avais pas beaucoup de rdv ou de choses à noter et je n’avais pas besoin de l’emmener avec moi tout le temps. Bien que très joli et ludique, son format assez imposant et ne me convenait plus.

• L’agenda papier classique : J’ai commencé ma rentrée de septembre avec un agenda classique format carré et couverture imitation cuir. Il était sobre et joli et j’avais plus de place pour mes rdv. Il était assez facile à transporter, à condition d’avoir un sac de taille moyenne et de penser à l’emmener à chaque fois. 

• L’agenda Calendar sur Iphone : j’utilisais le calendar en même temps que mon agenda papier, je notais mes rdv en double. Et quand je n’avais pas le papier, cela me permettais de pouvoir quand même fixer un rdv. Le soucis est que je ne trouvais pas cette application hyper ludique ni complète. J’ai donc arrêté de l’utiliser pour une nouvelle application. 

• Google Agenda : J’utilise maintenant uniquement cette application ! J’adore sa facilité d’utilisation, le fait de pouvoir mettre des couleurs différentes en fonction des rdv : j’utilise par exemple le rose pour mes rdv Office de Style, le jaune pour les events de blog et instagram, le bleu pour mes rdv perso ! On peut ajouter plein de choses, envoyer des invitations, et on y a accès partout : sur son ordinateur, tablette ou smartphone ! J’ai presque envie de dire que découvrir cette appli m’a changé la vie ! Ahah.

LES TO DO LISTES

Même si je fais mes listes sur papier j’utilise aussi d’autres applications en plus.

• Notes sur Iphone : L’appli notes sur Iphone est plutôt cool pour faire des listes comme les courses, organiser un voyage ( je liste ce que j’aimerais faire et voir), lister mes buts ou noter simplement des infos.

• Goolge Task : J’adore utiliser googles tasks qui se synchronise avec google agenda. On peut ainsi mettre des tâches à faire avec une date et des horaires, et voir le tout s’afficher sur son calendrier ! Hyper pratique je trouve. 

• L’application Trello : J’ai découvert cette application et je l’utilise pour gérer de gros projets. Par exemple lorsque j’ai réalisé le site de mon agence de conseil en image, je l’ai beaucoup utilisée. J’ai créé sur Trello la page Office de Style, à l’intérieur , j’ai fait plusieurs catégories : les pages du sites, la communication, etc. Et à l’intérieur de ces catégories j’ai listé ce qu’il fallait que je fasse en fonction. (Difficile d’expliquer correctement, je vous invite à aller voir de vous-même). Cette appli est hyper pratique car vous pouvez partager vos listes et plusieurs personnes peuvent y avoir accès, les modifier ou rajouter du contenu. C’est top lorsqu’on travaille sur un projet à plusieurs. Vous pouvez aussi insérer des photos, des liens ou autres, c’est hyper complet. 

LE PLANNING HEBDOMADAIRE 

J’avais pour habitude d’utiliser, en plus d’un agenda, un week planner. Je l’ai trouvé chez hemma pour 5€ et il se compose d’une partie to do et d’un semainier vierge. Vous pouvez ensuite noter vos tâches à faire par jour et vos rdv. J’ai trouvé ce type de planner hyper pratique, mais je ne l’utilise plus depuis quelques temps car trop succin pour moi.

Depuis peu, j’ai intégrer un autre type de planning par semaine. J’ai créer un document word de 4 colonnes vierges en format paysage. Les 4 colonnes représentent les 4 semaines du mois. J’y note par semaine les tâches importantes à faire. Par exemple, j’organise un vide dressing Jeudi 30 Mai chez Ninie Cupcackes, et il faut donc que je prépare tous les vêtements. J’ai donc noté dans la colonne de la semaine du 27 au 2 : préparer vide dressing. Cela me permet de timer les tâches à faire impérativement sur cette semaine là. Je les reporte ensuite à un jour et à une heure quand je fais mon organisation.

LE PLANNING  MENSUEL 

Ayant des horaires en décalé avec mon amoureux, je n’ai pas toujours le temps de le tenir informé de ce que je fais, et il s’est souvent réveillé en se demandant où j’étais, si je rentrais le midi ou autre. Du coup, depuis Janvier, j’utilise un planning mensuel papier que j’affiche au dessus de mon bureau. J’y note mes horaires de rendez-vous (sans détails), les évènements, les vacances et autres. Je surligne les rdv de la même couleur que sur Google agenda. Ainsi j’ai toujours une vision d’ensemble de mon mois et mon chéri peut aller voir mon emploi du temps quand il veut. Je trouve ce système hyper pratique. Je met donc à jour ce planning tous les lundi quand je fais mon organisation. Je les gardes dans un classeur quand le mois est passé et je me dis que ça me fait un souvenir de ce que j’ai fait.

(Pour ce faire, je tape sur internet planning Mai 2019, et je l’imprime, je pense bientôt à créer mon propre design de planning, dites moi si ça vous intéresse que je vous le partage). 

Pour résumer, voici les outils que j’utilise :

• Un agenda (google agenda) pour noter tous mes rdv
• Une To Do Liste sur un cahier, pour noter tout ce que je dois faire au fur et à mesure que j’y pense, et les répartir ensuite par semaine et par jour
• Un planning avec les 4 semaines du mois, pour noter les tâches importantes à effectuer sur la semaine
• Un planning mensuel papier que j’affiche au dessus de mon bureau

Voila, vous l’aurez compris avoir une organisation est primordial pour moi, pour gérer toutes mes activités pro et perso ! J’espère que cet article vous aidera à être organiser ^^. Si vous avez d’autres méthodes, outils ou astuces, je suis preneuse !

A très vite,

xx

G.